Wie entstand eigentlich die Idee, operative Abläufe am IAW durch digitale Lösungen zu optimieren? Mit welchem Projekt beschäftigen Sie sich aktuell?
Digitalisierung ist an der THI ein ganz zentrales Thema. Neben der Digitalisierung der Lehre liegt der Fokus auch auf der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Seit der Gründung unseres Instituts 2008 verzeichnet das IAW stetig ein starkes Wachstum und bedingt durch die steigenden Teilnehmerzahlen haben sich die Anforderungen auch an die Verwaltung des IAW verändert. Als Mitarbeiterin am IAW ist mir natürlich bestens bekannt, inwiefern sich diese Anforderungen über die Jahre verändert haben. Und das erfordert eben auch eine fortlaufende Anpassung bestehender Prozesse. So habe ich mich bereits im Rahmen meiner Bachelorarbeit mit dem Thema Prozessoptimierung durch Digitalisierung in der Weiterbildung am Beispiel ausgewählter Kernprozesse am IAW beschäftigt. Darüber hinaus beschleunigt nicht zuletzt die Corona-Pandemie die Entwicklungen im Bereich Digitalisierung nachhaltig.
Aktuell beschäftige ich mich im Rahmen des Projekts STEPS mit der Entwicklung und Implementierung eines digitalen Interessentenmanagementsystems. Weiterhin befasse ich mich mit der Prozessdigitalisierung im Team Programmdurchführung. Konkret geht es hier um die Digitalisierung des Prozesses Studiengebühren.
Wie gehen Sie bei der digitalen Prozessoptimierung am IAW vor?
Zusammenfassend geht es im ersten Schritt darum, relevante (Teil-)Prozesse der Kernprozesse zu identifizieren. Im Anschluss daran werden diese analysiert und, anhand unterschiedlicher Kriterien, bewertet. Was die digitale Prozessoptimierung am IAW betrifft, so habe ich diese Schritte zum Teil schon im Rahmen meiner Bachelorarbeit durchgeführt. Die ermittelten Prozesse, bei denen weiterer Handlungsbedarf besteht, werden dann sukzessive optimiert und angepasst.
Welchen Mehrwert bietet die digitale Prozessoptimierung Studieninteressierten und IAW-Studierenden?
Langfristig ergeben sich sowohl für die Gruppe der Studieninteressierten wie auch für unsere berufsbegleitend Studierenden Vorteile: Das Ziel der digitalen Prozessoptimierung ist es, die einzelnen Prozesse effizienter zu gestalten. So ist es zum einen möglich, Interessierte noch bedarfsgerechter zu beraten und sie noch besser durch den Bewerbungsprozess zu führen, zum anderen können aktuell Studierende noch bedarfsgerechter betreut werden. Für alle Bereiche gilt: Durch digitale Optimierung können wir als IAW unser Service-Level auch in Zukunft noch weiter steigern.
